随着企业业务发展及与国际化接轨的要求，国内企业迫切需要采用成熟的ISO管理标准体系改善自身管理环节，提高管理水平，同时通过对自身管理体系的认证来给客户以信心和保证。因此目前国内企业对ISO 9000（质量管理体系）、ISO 20000（IT服务管理体系）、ISO 27001（信息安全管理体系）等先进管理体系的认证方兴未艾。

在各种ISO管理体系中，都需要对大量文档进行管理，这些电子或纸本文档如果由人工处理，则会面临两大类的问题：

如何管理——如何统一按照ISO标准执行纸介质档案与电子文件管理？如何管理用户的文件使用权限，以确保文件能被正确使用？

如何使用——如何实现高效、自动化文件审批生效流程？如何保证用户获得文件内容保持一致？ 如何便于内审、外审？

人治化管理变为制度化管理；提高管理水平；

有效管制企业 ISO文件的进出，确保各文件版本一致性；确保最新文件的执行；

文档管理的电子化，认证前有助于缩短认证时间；认证后提升管理的规范化；

加强企业内部沟通与合作；提升工作效率；

无纸化办公，减少纸张、复印耗材等成本；

根据文档名称、文档编号、所在目录、文档状态、创建人等查询条件对文档进行详细查询，在最大程度上精确的查找到用户需要的文档；

有效管制文件的浏览、打印和拷贝权限，防止文件外漏；

严格按照ISO文档规定理顺企业业务系统中的流程，保证流程与文档相一致。即“说你所做的，做你所说的”。定期对ISO系统实施过程与效果进行回顾、评价，及时按照业务及技术的发展对流程进行再造，保证企业业务的持续改进。通常企业在开始实施ISO管理体系时，均按照原有业务流程定义业务规程、开发相关业务系统，但是在实施一段时间后，就会发现随着企业管理水平的提高和业务系统技术的改进，原有流程可以进一步简化、改进，这正是实施管理体系价值的真正所在。

华科ISO文档管理系统文档生命期管理包括下列环节： 就绪：文档经过反复修改、讨论，基本定稿，可对外发表。公示：文档对外公布，征求各方意见。发布：公示期结束后，根据公示期采集到的意见对文档进行修改，正式对外发布。生效：文档按照发布时指定的生效日期，正式开始生效。改版：文档正式生效后，根据情况变化，进行必要的升级。作废：文档已不能适应现有要求，或已被其他文档所替代，正式作废。